Privacy

Komark Administratie & Advies (hierna: “Komark”) is verantwoordelijk voor de verwerking van persoonsgegevens zoals weergegeven in deze privacyverklaring.

Marian Kramer is de coördinator gegevensbescherming van Komark. De coördinator gegevensbescherming is te bereiken via marian@komark.nl of via telefoonnummer 06 – 44 304 301

Adresgegevens
Komark Administratie & Advies
Houtwal 38
9363 XA Marum

Inleiding
Wij van Komark verwerken in het kader van onze dienstverlening uw persoonsgegevens. Wij kunnen deze gegevens van uzelf hebben ontvangen, bijvoorbeeld via onze website, e-mail, telefoon of app. Daarnaast kunnen wij uw persoonsgegevens in het kader van onze dienstverlening verkrijgen via derden (bijvoorbeeld uw werkgever). Met deze privacyverklaring informeren wij u over hoe wij met deze persoonsgegevens omgaan. Wij doen er alles aan om uw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. Komark houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming.

Persoonsgegevens
Persoons gegevens van klanten of leveranciers worden door ons verwerkt ten behoeve van de volgende doelstelling(en):

• Om invulling te geven aan verplichtingen die voortvloeien uit onze overeenkomst, zoals het voeren/controleren van uw administratie, het maken van jaarverslagen en aangifte inkomstenbelasting etc.;
• Om invulling te geven aan verplichtingen die voortvloeien uit wettelijke bepalingen, zoals het opmaken van fiscale aangiften;
• Voor het zorgvuldig nakomen van administratieve verplichtingen zoals het afhandelen van facturatie voor de geboden dienstverlening en uw betalingen;
• U te kunnen bellen of e-mailen indien dit nodig is om onze dienstverlening uit te kunnen voeren;
• Om te kunnen voldoen aan andere wettelijke verplichtingen die mogelijk op ons rusten uit hoofde van onze dienstverlening.

Bovenstaande betekent concreet ook dat wij u persoonsgegevens gebruiken voor marketingdoeleinden of om u reclamematerialen te sturen of berichten over onze diensten, als wij daarvan denken dat deze voor u van belang kunnen zijn. Het kan ook gebeuren dat wij contact met u opnemen om feedback te vragen over diensten die door ons zijn verleend of voor markt- of andere onderzoeksdoeleinden.

In voorkomende gevallen kan het zijn dat wij persoonsgegevens om andere dan bovenstaande redenen willen verwerken en dat we u daar expliciet toestemming voor zullen vragen. Indien wij persoonsgegevens die wij mogen verwerken op basis van uw toestemming ooit voor andere of meer doelen willen verwerken, zullen wij u daar dan eerst opnieuw toestemming voor vragen.

Tot slot kunnen wij uw persoonsgegevens ook gebruiken om de rechten of eigendommen van onszelf en die van onze gebruikers te beschermen en, zo nodig, om te voldoen aan gerechtelijke procedures.

Voor de bovenstaande doelstelling(en) kan Komark de volgende persoonsgegevens van u vragen om deze te verwerken:

• Voor- en achternaam;
• Voorletters;
• Geslacht;
• Geboortedatum;
• Geboorteplaats;
• Adresgegevens;
• Telefoonnummer;
• Kopie identiteitsbewijzen;
• E-mailadres;
• IP-adres;
• Overige persoonsgegevens die u actief verstrekt bijvoorbeeld in correspondentie en telefonisch;
• Gegevens over uw activiteiten op onze website;
• Salaris en andere gegevens die voor fiscale aangiften, salarisberekeningen e.d. nodig zijn;
• Huwelijkse staat, gegevens partner en evt. informatie over kinderen; voor zover nodig voor bijvoorbeeld fiscale aangiften);
• IBAN/ bankrekeningnummers.

Bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens die wij verwerken
Komark kan de volgende bijzondere en/of gevoelige persoonsgegevens van u verwerken:

• Burgerservicenummer (BSN);
• Gegevens van personen jonger dan 16 jaar;
• Onze website en/of dienst heeft niet de intentie gegevens te verzamelen over websitebezoekers die jonger zijn dan 16 jaar. Tenzij zij toestemming hebben van ouders of voogd. Wij kunnen echter niet controleren of een bezoeker ouder dan 16 jaar is. Wij raden ouders dan ook aan betrokken te zijn bij de online activiteiten van hun kinderen, om zo te voorkomen dat er gegevens over kinderen verzameld worden zonder ouderlijke toestemming. Als u er van overtuigd bent dat wij zonder die toestemming persoonlijke gegevens hebben verzameld over een minderjarige, neem dan contact met ons op
• Politieke voorkeur/ geloofsovertuiging (in het kader van het verwerken van giften in de aangiften inkomsten- en vennootschapsbelasting);
• Gezondheid (in het kader van het verwerken van persoonsgebonden aftrek in de aangiften inkomstenbelasting).

Verstrekking aan derden
In het kader van onze dienstverlening kunnen wij gebruikmaken van diensten van derden, bijvoorbeeld als deze derden over specialistische kennis of middelen beschikken, die wij niet in huis hebben. Dit kunnen zogenaamde verwerkers of subverwerkers zijn, die op basis van uw exacte opdracht de persoonsgegevens zullen verwerken. Andere derden die weliswaar strikt genomen geen verwerker zijn van de persoonsgegevens maar daar wel inzage in hebben of kunnen hebben, zijn bijvoorbeeld onze systeembeheerder, leveranciers of hostingpartijen van online-software, of adviseurs wiens advies wij betreffende uw opdracht inwinnen. Als het inschakelen van derden tot gevolg heeft dat zij toegang hebben tot de persoonsgegevens of die zij zelf vastleggen en/of anderszins bewerken, zullen wij met die derden (schriftelijk) overeenkomen dat zij alle verplichtingen van de AVG zullen naleven. Uiteraard zullen wij alleen derden inschakelen van wie wij kunnen en mogen uitgaan dat zij betrouwbare partijen zijn die adequaat met persoonsgegevens omgaan en overigens de AVG kunnen en zullen naleven. Dit houdt onder meer in dat deze derden uw persoonsgegevens slechts mogen verwerken voor de hiervoor genoemde doeleinden.

Uiteraard kan het ook zo zijn dat wij uw persoonsgegevens aan derden moeten verstrekken in verband met een wettelijke verplichting.
Wij zullen in geen enkel geval uw persoonsgegevens zonder uw expliciete toestemming aan derden verstrekken voor commerciële of goede doelen.

Verwerking binnen de EER
Wij zullen de persoonsgegevens alleen verwerken binnen de Europese Economische Ruimte, behalve als u hierover met ons andere schriftelijke afspraken overeenkomt. Uitzondering hierop zijn situaties waarin wij contactmomenten via onze website en/of social media pagina’s (zoals Facebook en LinkedIn) in kaart willen brengen. Denk hierbij aan bijvoorbeeld bezoekersaantallen en opgevraagde webpagina’s. Uw gegevens worden door derden buiten de EU opgeslagen wanneer gebruik wordt gemaakt van Google Analytics, LinkedIn of Facebook. Deze partijen zijn ‘EU-VS Privacy Shield’-gecertificeerd, zodat zij zich moeten houden aan de Europese privacyregelgeving. Overigens betreft dit slechts een beperkt aantal gevoelige persoonsgegevens, met name uw IP-adres.

Bewaartermijn
Komark bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor het doel waarvoor deze zijn verstrekt dan wel op grond van de wet is vereist.

Beveiliging
Komark neemt de bescherming van uw gegevens serieus en neemt passende maatregelen om misbruik, verlies, onbevoegde toegang, ongewenste openbaarmaking en ongeoorloofde wijziging tegen te gaan. Als u de indruk heeft dat uw gegevens niet goed beveiligd zijn of er aanwijzingen zijn van misbruik, neem dan contact met ons op.

Incidenten met persoonsgegevens
Als er sprake is van een incident (een zogenaamd datalek) aangaande de betreffende persoonsgegevens dan stellen wij u, behoudens zwaarwegende redenen, daarvan onverwijld op de hoogte indien er concrete kans is op negatieve gevolgen voor uw persoonlijke levenssfeer en de verwezenlijking daarvan. Wij streven ernaar dit te doen binnen 48 uur nadat wij dit datalek hebben ontdekt of daarover door onze (sub)verwerkers zijn geïnformeerd.

Cookies
Komark maakt gebruikt van Google Analytics om bij te houden hoe gebruikers de website gebruiken. Google gebruikt deze informatie om bij te houden hoe onze website gebruikt wordt, om rapporten over de website aan Komark te kunnen verstrekken en om haar adverteerders informatie over de effectiviteit van hun campagnes te kunnen bieden. Volgt u deze link om meer te lezen over het privacy beleidvan Google, hier vind u het specifieke privacy beleid van Google Analytics.